着信時に「日本語をご希望の方は 1 を押してください。For English speaker, press 2 .」などの音声を流し、発信元に番号を選択させる IVR (自動音声ガイダンス機能) を設定することができます。
Step 1: 応答ルールを作成する
IVR を使用した応答ルールを設定します。
ここでは、音声ガイダンスに従って番号を選択すると、各担当グループに着信が入る設定方法を紹介します。
- [着信] > [応答ルール] をクリックします。
- [応答ルールを追加] をクリックします。
- [応答ルール名] に作成する応答ルールの名前を入力します。
- [説明] に作成する応答ルールの詳細説明を入力します。
- [アクションを追加] をクリックします。
- 「アクションを選択してください」で [サウンドを再生し、ユーザーからのボタン入力を受け付ける (IVR)] を選択します。
- 「サウンド」で再生したいサウンドファイルを選択します。(使用したいファイルがアップロードされていない場合は、[追加] をクリックしてサウンドファイルをアプロード、または、テキストから作成します)
- 「サウンドの再生回数」にサウンドファイルを繰り返し再生する回数を 1 から 5 回の間で設定します。
- 「サウンドの再生間隔 (秒) 」に音声ファイルを何秒おきに繰り返し再生するか 5 から 20 秒の間で設定します。
- [保存] をクリックします。
- 発信元に選択させる番号を設定します。
- [アクションを追加] をクリックします。
- 設定した番号が入力された時の着信処理方法を設定します。以下の設定を参考に設定してください。
・着信設定例: 営業時間中 (ユーザーを一斉鳴動させる設定)
・着信設定例: 営業時間外 (留守電、サウンド再生、自動転送を使用した着信設定)
・着信設定例: 土日祝日など休業日 - [IVR の入力番号を追加] をクリックします。
- 手順 11 から 14 を繰り返し、必要な入力番号分のアクションを設定します。
- [保存] をクリックします。
NOTE
-
IVR (自動音声ガイダンス機能) で選択された番号のアクションとして、別の IVR を設定することは可能です。(例：1つ目の IVR で番号を選択後、次の IVR へ接続する)
しかし、1つ目の IVR で何も選択されず一定時間経過した後の次のアクションとして、別の IVR を設定することはできません。
Step 2: 作成した応答ルールをいつ使用するか設定する
上記の手順で作成した応答ルールを適用するタイミングを設定します。年末年始やお盆など特定の期間を設定することもできます。
- MiiTel Admin にアクセスします。
- [着信] > [着信フィルタ] をクリックします。
- [着信フィルタを追加] をクリックします。(複数の電話番号を契約している場合、着信フィルタを設定したい電話番号の [着信フィルタを追加] をクリックします)
- 以下の各設定項目を設定後、[保存] をクリックします。
1電話番号: 作成するフィルターを適用させる電話番号を設定する
2 定期、期間: 作成するフィルターを適用させる年月日、または、を設定する (複数年設定可能。未入力の場合は毎年となる)
定期を選択した場合:
期間を選択した場合:
月、年をまたぐ設定もできる
3曜日: 作成するフィルターを適用させる曜日を入力する (複数日設定可能。未入力の場合は全曜日となる)
4 祝日にも適用: チェックを入れると、応答ルールが祝日にも適用される。適用される祝日は、 [着信] > [祝日リスト] で祝日の一覧を確認できる
5 開始時刻: フィルタを適用する開始時刻をリストから選択、または、フォームに直接入力する
6終了時刻:フィルタを適用する終了時刻をリストから選択、または、フォームに直接入力する
7電話番号リスト: あらかじめ作成した電話番号リストを設定する。その電話番号リストに登録された発信元からの着信に対してのみフィルタ設定できる
8実行する応答ルール: 作成するフィルターに適用させる応答ルール名を設定する
NOTE
-
特定の時間帯にだけ応答ルールを適用する場合は、「開始時刻」と「終了時刻」を設定します。
Step 3: フィルタを並び替える
フィルタは、下図のように表示されている順番に上から適用されます。1 番上のフィルタに設定されている曜日や時間帯などの条件に当てはまらない着信は、2 番目、3番目と当てはまる条件のフィルタまで進みます。もし、どのフィルタにも当てはまらない場合は、MiiTel Phone が鳴動しないため漏れなく適切な順番でフィルタを設定する必要があります。
今回、「2. フィルタ設定 (応答ルールをいつ実行させるか設定)」で設定したように「祝日に適用する」にチェックを入れたフィルタは、最上位に配置します。
例えば、下図のように 3 つのフィルタを用意した状態で祝日の月曜に着信が来たとします。下図の場合、最上位に「月曜から金曜の 9 : 00 ~ 18 : 59」のフィルタが設定されているため、月曜日という条件に該当しフィルタ A が適用されます。結果、祝日に着信が来た場合も 3 番目に設定しているフィルタ C が適用されません。 そのため、「祝日に適用する」にチェックを入れたフィルタは、最上位に設定する必要があります。
また、特定の年月日を設定したフィルタなど限定的な期間の設定がされたフィルタは上位に設定し、適切な時に適用されるように並べてください。