Buat template yang digunakan saat Anda membuat notulen rapat menggunakan AI generatif dengan prompt, atau menggunakan kolom notulen rapat. Anda juga dapat mengonfigurasi template agar notulen rapat dibuat secara otomatis.
Daftar isi
Membuat template
Anda dapat membuat tiga jenis template:
- Format bebas: Anda dapat menentukan cara merangkum secara bebas dalam teks sebagai prompt (teks instruksi) (contoh: Tolong rangkum isi rapat dalam sekitar 300 karakter).
- Berbasis bagian: Anda dapat mengatur dan menentukan konten per item, seperti agenda, masalah saat ini, konten usulan, keputusan, tindakan selanjutnya, dan sebagainya.
- Salesforce: Anda dapat menentukan prompt untuk setiap item pada catatan aktivitas Salesforce, catatan peluang (opportunity), atau catatan objek kustom.
- Akses MiiTel Admin.
- Klik Pengaturan rapat > Pengaturan notulen rapat.
- Klik Tambah.
- Pada Nama template, masukkan nama template yang ingin dibuat.
- Pada Jenis template, pilih Berbasis bagian.
- Jika diperlukan, pada Prompt: Sudut pandang ringkasan keseluruhan, masukkan prompt untuk ringkasan keseluruhan.
- Masukkan nama bagian yang ingin Anda sertakan dalam notulen rapat. (Contoh: agenda, masalah saat ini, konten usulan, keputusan, tindakan selanjutnya, dan sebagainya.)
- Jika diperlukan, pada Prompt: Sudut pandang bagian, masukkan prompt untuk bagian tersebut.
- Untuk menambahkan bagian lain, klik Tambahkan bagian.
- Klik Simpan.
NOTE
- Anda tidak dapat menggunakan nama template yang duplikat.
- Anda dapat membuat hingga 10 item ringkasan per template.
- Anda dapat memasukkan hingga 21 karakter per item ringkasan.
- Anda tidak dapat mengonfigurasi item ringkasan yang duplikat dalam template notulen rapat yang sama.
-
Seret dan lepaskan untuk mengubah urutan tampilan item ringkasan.
NOTE
- Klik Simpan sebagai draf untuk menyimpannya dalam status tidak dipublikasikan. Template yang tidak dipublikasikan tidak ditampilkan sebagai opsi pada tab Notulen rapat di riwayat rapat. Pengguna dengan hak admin dapat melihat semua template sebagai opsi, terlepas dari status dipublikasikan/tidak dipublikasikan.
-
- Template di posisi teratas ditampilkan sebagai template default pada tab Notulen rapat di riwayat rapat.
- Anda dapat membuat hingga 100 template instruksi notulen rapat (termasuk template default).
- Anda tidak dapat menggunakan nama template yang duplikat.
Mengedit template
- Akses MiiTel Admin.
- Klik Pengaturan rapat > Pengaturan notulen rapat.
- Pada template yang ingin diedit,
> Klik Edit.
- Setelah mengedit, klik Simpan.
NOTE
- Template instruksi notulen rapat Pengaturan default tidak dapat diedit.
- Klik Simpan sebagai draf untuk menyimpannya dalam status tidak dipublikasikan. Template yang tidak dipublikasikan tidak ditampilkan sebagai opsi pada tab Notulen rapat di riwayat rapat. Pengguna dengan hak admin dapat melihat semua template sebagai opsi, terlepas dari status dipublikasikan/tidak dipublikasikan.
NOTE
- Klik Simpan sebagai draf untuk menyimpannya dalam status tidak dipublikasikan. Template yang tidak dipublikasikan tidak ditampilkan sebagai opsi pada tab Notulen rapat di riwayat rapat. Pengguna dengan hak admin dapat melihat semua template sebagai opsi, terlepas dari status dipublikasikan/tidak dipublikasikan.
-
- Template di posisi teratas ditampilkan sebagai template default pada tab Notulen rapat di riwayat rapat.
- Anda dapat membuat hingga 100 template instruksi notulen rapat (termasuk template default).
- Anda tidak dapat menggunakan nama template yang duplikat.
Menghapus template
- Akses MiiTel Admin.
- Klik Pengaturan rapat > Pengaturan notulen rapat.
- Pada template yang ingin dihapus,
- Pada dialog konfirmasi, klik Hapus.
NOTE
- Template instruksi notulen rapat Pengaturan default tidak dapat dihapus.
Membuat template menjadi tidak dipublikasikan
Anda dapat membuat template yang tidak digunakan menjadi tidak dipublikasikan. Template yang tidak dipublikasikan tidak ditampilkan sebagai opsi pada tab Notulen rapat di riwayat rapat. Pengguna dengan hak admin dapat melihat semua template sebagai opsi, terlepas dari status dipublikasikan/tidak dipublikasikan.
- Masuk ke MiiTel Admin.
- Klik Pengaturan rapat > Pengaturan notulen rapat.
- Pada template yang ingin dibuat tidak dipublikasikan,
- Centang Dipublikasikan akan dinonaktifkan pada template yang dibatalkan publikasinya. Jika ingin memublikasikannya lagi, klik Publikasikan dengan prosedur yang sama.
Membuat notulen rapat secara otomatis
Jika Anda mengatur Ringkas otomatis pada template, notulen rapat akan dibuat secara otomatis setelah rapat berakhir.
Anda juga dapat mengonfigurasi prioritas template yang digunakan untuk membuat notulen rapat secara otomatis (prioritas ringkas otomatis).
Ringkas otomatis
Anda dapat mengonfigurasi jenis transkripsi yang digunakan saat membuat notulen rapat secara otomatis (transkripsi cepat atau transkripsi).
IMPORTANT
- Jika tidak ada template yang dikonfigurasi Ringkas otomatis, pembuatan notulen rapat otomatis tidak akan dilakukan.
-
Untuk memastikan notulen rapat dibuat secara otomatis, kami merekomendasikan untuk mengonfigurasi transkripsi.
Ini karena transkripsi cepat tidak akan mulai dibuat hingga Anda membuka riwayat rapat secara manual untuk data rekaman MiiTel RecPod atau riwayat rapat MiiTel Meetings / MiiTel RecPod Analytics. Jika Anda tidak membuka layar terkait hingga transkripsi selesai, notulen rapat tidak akan dibuat meskipun transkripsi cepat ditetapkan sebagai target ringkas otomatis, jadi harap perhatikan. - Riwayat rapat yang direkam dengan Zoom cloud recording tidak memiliki transkripsi cepat, sehingga notulen rapat tidak dibuat secara otomatis dari template yang dikonfigurasi dengan transkripsi cepat.
- Untuk membuat notulen rapat secara otomatis untuk Zoom cloud recording, tetapkan transkripsi sebagai target ringkas otomatis.
Prioritas ringkas otomatis
Saat Ringkas otomatis dikonfigurasi untuk sebuah template, Prioritas ringkas otomatis-nya akan otomatis ditetapkan berdasarkan urutan pada daftar template (dari atas ke bawah).
Prioritas memengaruhi perilaku berikut:
- Notulen rapat yang ditampilkan secara default di riwayat rapat
Pada tab Notulen rapat di riwayat rapat, notulen rapat dengan prioritas template tertinggi ditampilkan secara default. - Integrasi layanan eksternal
Notulen rapat dengan prioritas template tertinggi akan diintegrasikan ke layanan eksternal.
1. Mengatur Ringkas otomatis
Atur jenis transkripsi yang digunakan saat membuat notulen rapat secara otomatis.
- Masuk ke MiiTel Admin.
- Klik Pengaturan rapat > Pengaturan notulen rapat.
- Pada template yang relevan,
- Untuk menghapus jenis transkripsi yang sudah dikonfigurasi, klik Tidak ada pengaturan.
NOTE
- Anda dapat mengonfigurasi hingga 4 template sebagai target ringkas otomatis.
2. Mengubah prioritas ringkas otomatis
Prioritas ringkas otomatis ditetapkan secara otomatis berdasarkan urutan template. Untuk mengubah prioritas, ubah urutan pada daftar template.
- Masuk ke MiiTel Admin.
- Klik Pengaturan rapat > Pengaturan notulen rapat.
- Seret dan lepaskan
di sisi kiri template yang relevan untuk mengubah urutan.
NOTE
- Template di posisi teratas ditampilkan sebagai template default pada tab Notulen rapat di riwayat rapat.