生成 AI を使って会議議事録を作成するときに使用するテンプレートをプロンプト、または、議事録の項目を使って作成します。 また、議事録を自動で作成するために、テンプレートによる設定が可能です。
NOTE
- テンプレートのカスタマイズ例は「MiiTel Meetings で議事録作成時間を短縮！ ChatGPT 議事録テンプレートのカスタマイズ例」を参照してください。
テンプレートを作成する
以下 3 タイプのテンプレートを作成できます。
- フリーフォーマット指定: 要約方法をプロンプト (指示文) として文章で自由に指定できる (例: 会議内容を 300 文字程度で要約してください)
- セクション指定: 議題、現状課題、提案内容、決定事項、ネクストアクションなど、項目ごとに内容を整理して指定できる
- Salesforce 指定: Salesforce の行動レコード、または、商談レコードの指定した項目ごとにプロンプトを設定できる
- MiiTel Admin にアクセスします。
- [会議設定] > [議事録設定] をクリックします。
- [追加する] をクリックします。
- 「テンプレート名」 に作成するテンプレートの名前を入力します。
- 「テンプレートタイプ」 で [セクション指定] を選択します。
- 必要に応じて「プロンプト: 要約全体の観点」に要約全体に対するプロンプトを入力します。
- 議事録に含めたい「セクション名」を入力します。(例: 議題、現状課題、提案内容、決定事項、ネクストアクションなど)
- 必要に応じて「プロンプト: セクション観点」に、セクションに対するプロンプトを入力します。
- 別のセクションを入力する場合は、[セクション追加] をクリックします。
- [保存] をクリックします。
NOTE
- 重複するテンプレート名は設定できません。
- 要約項目は、1 つのテンプレートにつき 10 個まで作成できます。
- 要約項目には、21 文字まで入力できます。
- 同一の要約テンプレートに、重複する要約項目を設定できません。
-
をクリックしてドラッグすると、要約項目の表示順を変更できます。
- MiiTel Admin にアクセスします。
- [会議設定] > [議事録設定] をクリックします。
- [追加する] をクリックします。
- 「テンプレート名」 に作成するテンプレートの名前を入力します。
- 「テンプレートタイプ」で [Salesforce 指定] を選択します。
- 必要に応じて「プロンプト: 要約全体の観点」に要約全体に対するプロンプトを入力します。
NOTE
- セクション名は、すみつきかっこ (【】) で囲む必要があります。囲まれていない場合、セクション名と判断されず行動レコード、または、商談レコードに議事録を反映できません。セクション名がすみつきかっこで必ず囲まれるように、「プロンプト: 要約全体の観点」に「セクション名は【セクション名】という形式で表記してください」と入力することを推奨します。
- 議事録に含めたい「セクション名」を入力します。(例: 議題、現状課題、提案内容、決定事項、ネクストアクションなど)
- 「Salesforce 連携項目」にセクションを追加する Salesforce レコードとして [行動]、または、[商談] のどちらかを設定します。また、設定したオブジェクトでセクションを追加する項目を設定します。
- 必要に応じて「プロンプト: セクション観点」に、セクションに対するプロンプトを入力します。
- 別のセクションを入力する場合は、[セクション追加] をクリックします。
- [保存] をクリックします。
NOTE
- [下書き保存] をクリックすると、非公開状態で保存されます。非公開のテンプレートは、会議履歴の [議事録] タブで選択肢に表示されません。なお、管理者権限を持つユーザーは、公開・非公開に関わらず、すべてのテンプレートが選択肢に表示されます。
-
- 並び順が最上位のテンプレートが、会議履歴の [議事録] タブにデフォルトのテンプレートとして表示されます。
- 要約指示テンプレートは、100 件まで作成できます。(初期設定テンプレートを含む)
- 重複するテンプレート名は設定できません。
テンプレートを編集する
- MiiTel Admin にアクセスします。
- [会議設定] > [議事録設定] をクリックします。
- 編集したいテンプレートの
> [編集] をクリックします。
- 編集後、[保存] をクリックします。
NOTE
- 「初期設定」要約テンプレートは、編集できません。
- [下書き保存] をクリックすると、非公開状態で保存されます。非公開のテンプレートは、会議履歴の [議事録] タブで選択肢に表示されません。なお、管理者権限を持つユーザーは、公開・非公開に関わらず、すべてのテンプレートが選択肢に表示されます。
NOTE
- [下書き保存] をクリックすると、非公開状態で保存されます。非公開のテンプレートは、会議履歴の [議事録] タブで選択肢に表示されません。なお、管理者権限を持つユーザーは、公開・非公開に関わらず、すべてのテンプレートが選択肢に表示されます。
-
- 並び順が最上位のテンプレートが、会議履歴の [議事録] タブにデフォルトのテンプレートとして表示されます。
- 要約指示テンプレートは、100 件まで作成できます。(初期設定テンプレートを含む)
- 重複するテンプレート名は設定できません。
テンプレートを削除する
- MiiTel Admin にアクセスします。
- [会議設定] > [議事録設定] をクリックします。
- 削除したいテンプレートの
- 確認画面で [削除] をクリックします。
NOTE
- 「初期設定」要約テンプレートは、削除できません。
テンプレートを非公開にする
利用しないテンプレートを非公開にできます。非公開のテンプレートは、会議履歴の [議事録] タブで選択肢に表示されません。なお、管理者権限を持つユーザーは、公開・非公開に関わらず、すべてのテンプレートが選択肢に表示されます。
- MiiTel Admin にログインします。
- [会議設定] > [議事録設定] をクリックします。
- 非公開にしたいテンプレートの
- 非公開にしたテンプレートは、[公開] のチェックが外れます。再度公開したい場合は、同様の手順で [公開する] をクリックします。
会議議事録を自動で作成する
テンプレートに「自動要約対象」を設定すると、会議終了後、自動で議事録を作成されます。
自動で議事録を作成するときに使用するテンプレートの優先度 (自動要約優先度) を設定することもできます。
自動要約対象
議事録を自動で作成するときに使用する文字起こしの種類 (クイック文字起こし、または高精度文字起こし) を設定できます。
IMPORTANT
- [自動要約対象] が設定されているテンプレートがない場合、議事録の自動作成は行われません。
- Zoom クラウドレコーディングで録画した会議履歴、および、会議ボットで録画した会議履歴には「クイック文字起こし」が存在しないため、「クイック文字起こし」が設定されたテンプレートから議事録は自動作成されません。
- Zoom クラウドレコーディングで自動で議事録を作成したい場合は、「自動要約対象」に「文字起こし」を設定してください。
自動要約優先度
テンプレートに「自動要約対象」が設定されると、そのテンプレートの「自動要約優先度」は、テンプレート一覧での並び順 (上から順番) に基づいて自動的に設定されます。
優先度は、以下の挙動に影響します。
-
会議履歴にデフォルトで表示される議事録
会議履歴の [議事録] タブには、作成された議事録の中でテンプレートの優先度が最も高い議事録がデフォルトで表示されます。 - 外部サービス連携
作成された議事録の中でテンプレートの優先度が一番高い議事録が外部サービスへ連携されます。
1. 自動要約対象を設定する
議事録を自動で作成するときに使用する文字起こしの種類を設定します。
- MiiTel Admin にログインします。
- [会議設定] > [議事録設定] をクリックします。
- 対象のテンプレートの
- 既に指定された文字起こしを解除したい場合は、[設定なし] をクリックします。
NOTE
- 自動要約対象に指定できるテンプレートの件数は 4 件までです。
2. 自動要約優先度を変更する
自動要約優先度はテンプレートの並び順によって自動設定されます。優先度を変更したい場合は、テンプレート一覧での並び順を変更します。
- MiiTel Admin にログインします。
- [会議設定] > [議事録設定] をクリックします。
- 対象のテンプレートの左側
をドラッグ & ドロップし、順番を並び替えます。
NOTE
- 並び順が最上位のテンプレートが、会議履歴の [議事録] タブにデフォルトのテンプレートとして表示されます。