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  4. Salesforce 会議履歴連携
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  4. Salesforce 会議履歴連携

Salesforce 会議履歴連携

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ここでは、会議履歴に保存された録画の URL、オンライン会議開始、終了時刻、文字起こし結果、タグなどが Salesforce の行動 (活動) として作成されるよう、MiiTel と Salesforce を連携する方法を紹介します。

MiiTel Phone と Salesforce の連携は、「Step 1: Salesforce と MiiTel を連携する - 基本設定」を確認してください。

  この機能を利用するには ？

目次

連携可能な Salesforce エディション

Salesforce の REST API を利用しているため、以下の Salesforce のエディションで連携できます。また、Salesforce Classic でも利用できます。詳細は「MiiTel と連携可能な Salesforce のエディション」を参照してください。

  • Enterprise Edition
  • Unlimited Edition
  • Developer Edition
  • Salesforce Platform Starter
  • Salesforce Platform Plus

  IMPORTANT

  •   Professional Edition、Essential Edition では連携できません。

Step 1: Salesforce 連携

まず、MiiTel と Salesforce を連携します。

  IMPORTANT

  •   連携する Salesforce ユーザーについて以下を確認してください。
    • Salesforce API を利用できる (API を利用してログインができる)
    • リード、取引先責任者、取引先のすべて、または、参照したいレコードへの参照権限
    • 会議履歴連携を設定する場合は、以下権限も必要
      • 行動 (API 参照名: Event) の編集権限
      • 活動 (API 参照名: Activity) の編集権限
      • 活動履歴内容を登録するフィールドの編集権限
    • 活動履歴任命先設定をする場合、以下権限も必要
      • MiiTel ユーザーと紐付けする Salesforce ユーザーレコードの参照権限
  1. https://account.miitel.jp/v1/signin にアクセスし、管理者権限があるユーザーで MiiTel Analytics にログインします。

  2. 画面右上の cog-solid__1_.svg [MiiTel Analytics を開く] をクリックします。

  3. [外部連携] > [Salesforce] > [基本設定] タブを選択します。
  4. [Salesforce と連携する] をクリックします
  5. Salesforce ユーザーで Salesforce にログインします (Salesforce にログイン済みの場合は「アクセスを許可しますか？」という画面が表示されます。表示されている Salesforce アカウントを確認後、[許可] をクリックしてください)。
  6. [保存] をクリックします。

  IMPORTANT

Step 2: 会議履歴連携

次に、会議履歴に保存された録画情報が Salesforce に行動として自動作成されるよう設定します。Salesforce に作成される行動には、標準項目に以下情報が入ります。

  • 件名: タイトル
  • 開始: 開始時刻
  • 終了: 終了時刻
  • 種別: Meeting
  • 説明
    • 会議履歴 URL
    • 会議時間 (分)
    • 文字起こし結果 (フィラーを除く)
    • 文字起こし結果 (要約文)
    • タグ
  • カスタム項目: 会議オブジェクト ID *

* カスタム項目の作成方法は NOTE を参照してください。

  IMPORTANT

  •   事前に Salesforce 連携の基本設定が必要です。
  •   Salesforce 連携に使用している Salesforce アカウントがユーザーオブジェクトを参照できる必要があります。
  •  [行動] オブジェクトの標準項目「種別 (Type)」への参照アクセス権が、Salesforce 連携に使用している Salesforce ユーザーに付与されている必要があります。設定方法は、「権限セットとプロファイルでの項目権限の設定」を確認してください。
  •  活動履歴のデフォルトのレコードタイプは、連携する Salesforce ユーザーのプロファイル設定に準拠します
  1. https://account.miitel.jp/v1/signin にアクセスし、管理者権限があるユーザーで MiiTel Analytics にログインします。

  2. 画面右上の cog-solid__1_.svg [MiiTel Admin を開く] をクリックします。

  3. [外部連携] > [Salesforce] をクリックします。
  4. [会議履歴連携] タブをクリックします。
  5. [会議履歴連携を有効にする] にチェックを入れます。
  6. 各項目を設定後 [保存] をクリックします。

meeting_integration1.png

1会議オブジェクト ID: 会議オブジェクト ID を登録する「テキスト」型のカスタム項目を設定する (会議オブジェクト ID は、会議履歴の URL に含まれている /video/ 以降の ID)

  NOTE

  •   「テキスト」型のカスタム項目を作成する場合、Salesforce に管理者権限のあるアカウントでログイン後、[設定] > [オブジェクトマネージャ] タブ > [活動] > [項目とリレーション] をクリックします。以下項目を設定し、それ以外の項目は初期設定のまま [次へ] をクリックして項目を作成します。
    • 項目の表示レベル: 作成するカスタム項目の名前を設定する
    • 文字数: 50

2タグ: タグを登録する「選択リスト (複数選択)」型のカスタム項目を設定する

  NOTE

  •   タグを登録するカスタム項目は、以下のように Salesforce で作成してください。
  1. Salesforce に管理者権限のあるアカウントでログインし、[設定] を開く
  2. [オブジェクトマネージャ] タブ > [活動] > [項目とリレーション] をクリックする
  3. [新規] をクリックする
  4. 「STEP 1. データ型の選択」画面で [選択リスト (複数選択)] を選択する
  5. 「STEP 2. 詳細を入力」画面で以下のように設定する

    1項目の表示ラベル: 作成するカスタム項目の名前を設定する

    2値: [各値を改行で区切って入力します。] を選択する

    3ボックス内にダミーを入力する (設定上、空欄にできないため何かしらの文字を入力)

    4[値セットで定義された値に選択リストを制限します] のチェックを外す

custom_field.png

  1. 画面右下の [次へ] をクリックし「ステップ 4. ページレイアウトへの追加」画面まで進み [保存] をクリックする

3説明: [差し込み項目] からコメントに記載したい項目をクリックし設定する

  IMPORTANT

  •   差し込み項目の「会議の議事録 (SUMMARY_WITH_GPT)」を設定した場合、議事録作成後に行動 (活動) が上書き保存されます。そのため、行動 (活動) の説明項目をメモなどに使用している場合は、差し込み項目の「会議の議事録」を設定せず、作成された会議議事録の [クリップボードにコピー] をクリックして貼り付けてください。

  NOTE

  •   説明に記入できる文字数は、最大 3 万文字です。この上限数には各項目名も含まれます。
  •   Salesforce の REST API を用いるため、以下のように API 使用量を消費します。
    • 活動のカスタム項目一覧を取得するために1回分消費します。
    • 会議履歴を作成する時に 1 回分消費します。
    • 名前項目が取引先責任者を参照している場合は関連先に割り当てるための取引先の検索に 1 回分消費します。
  •   MiiTel が利用する Salesforce API バージョンは 51.0 です。API の確認方法は「Salesforce の Edition および API バージョンを確認する方法」を確認してください。
  •   行動 (活動) が作成されるタイミングは会議履歴の文字起こし完了後です。(説明に文字起こし結果 (フィラーを除く) を設定していない場合も作成のタイミングは同じ)
  •   オンライン会議中に録画を一時停止後に録画を再開した場合など複数回に分けて録画した場合、最も早く完了した文字起こしのみ会議履歴に反映されます。
  •   会議履歴画面でタグを保存、または、変更すると、活動履歴の内容も更新されます。

Step 3: 活動履歴任命先

Salesforce ユーザーと Zoom 連携ユーザーを紐づけると、Zoom のミーティングホストに紐づく Salesforce ユーザー名が活動履歴の割り当て先項目に登録されます。(「作成者」、および、「最終更新者」には Salesforce の制限で Salesforce 連携 - 基本設定に設定された Salesforce ユーザー名が登録されます)

  IMPORTANT

  •   本機能を登録するには、事前に Salesforce 連携の基本設定と活動履歴連携する必要があります。
  •  MiiTel ユーザーと紐付けする Salesforce ユーザーにユーザーレコードの参照権限が必要です。
  1. https://account.miitel.jp/v1/signin にアクセスし、管理者権限があるユーザーで MiiTel Analytics にログインします。

  2. 画面右上の cog-solid__1_.svg [MiiTel Admin を開く] をクリックします。

  3. [外部連携] > [Salesforce] をクリックします。
  4. [活動履歴任命先] タブをクリックします。
  5. 連携したい Salesforce ユーザー名の [編集] をクリックします。
  6. [ユーザーを選択] ボックスをクリックし、連携させたい MiiTel ユーザー名を選択します。
  7. [追加] をクリック後、[保存] をクリックします。

  SFDC_user.gif

Step 4 - a: 活動履歴を関連付けする

会議履歴連携を設定した場合、会議終了後に Salesforce の行動オブジェクトに会議履歴の情報を持つ活動履歴が作成されます。しかし、会議履歴の活動履歴は、他オブジェクトのレコードと関連付けする値がないため、関連付けされていない状態です。そのため、以下のようにレポートを作成しておくと、関連付けされていない会議履歴の確認と関連付けが簡単にできます。

  1. Salesforce で [レポート] タブをクリックします。
  2. [新規レポート] をクリックします。
  3. 「レポートを作成」で [ToDo と行動] を選択します。
  4. [レポートを開始] をクリックします。

meeting_history_sfdc.png

  1. 画面左の [アウトライン] タブをクリックし、「列」に以下を設定します。
  • 日付
  • 件名
  • 関連先
  1. [検索条件] タブをクリックし、以下を設定します。
  • 表示 (1 番上): 任意の選択肢を設定する
  • 日付: [常時] を設定する
  • 表示 (3 番目): [活動予定 & 完了活動] を設定する
  • 表示 (4 番目): [ToDo と行動] を設定する  
  • 会議オブジェクト ID: 演算子に [次の文字列と一致しない] を選択し、入力ボックは空欄のまま [適用] をクリックする
  • 関連先: 演算子に [次の文字列と一致する] を選択し、入力ボックスは空欄のまま [適用] をクリックする
  1. [保存 & 実行] をクリックします。
  2. レポートに表示された件名をクリックします。
  3. 右上の [ ▼ ] > [編集] をクリックします。
  4. 「関連先」に会議履歴の行動を関連づけるレコードを設定し、[保存] をクリックします。 

Step 4 - b: カレンダーを使用して活動履歴を関連づける

会議履歴連携を設定した場合、会議終了後に Salesforce の行動オブジェクトに会議履歴の情報を持つ活動履歴が作成されます。Microsoft Outlook Calendar 連携、または、Google Calendar 連携している場合、この活動履歴を指定した Salesforce レコードに自動で関連付けできます。

  この機能を利用するには ？

  1. Microsoft Outlook Calendar で予定を作成します。
  2. 関連先としたい Salesforce レコードの URL を「メモ」に貼り付けます。
  3. [保存] をクリックします。

  この機能を利用するには ？

  1. Google Calendar で予定を作成します。
  2. 関連先としたい Salesforce レコードの URL を「説明」に貼り付けます。
  3. [保存] をクリックします。

  NOTE

  •   Microsoft Teams、Google Meet、 Zoom のオンライン会議に対応しています。
  •   関連先として設定できるすべての Salesforce オブジェクトレコードの URL を使用できます。

Step 4 - c: Salesforce に会議作成ボタンを作成する (Zoom または Microsoft Teams 連携を利用している場合)

Zoom 会議の場合、Salesfore から Zoom、または、Microsoft Teams 会議を作成すると「Step 4 - a: 活動履歴の関連先を設定する」の必要がなく便利です。

Salesforce から会議を作成する場合は、会議作成用のボタンを作成する必要があります。このボタンから作成した会議の録画は、録画終了後に自動で会議履歴へ保存、および、Salesforce の録画情報を含む行動が自動作成されます。

作成したボタンから会議を作成する方法は「Salesforce から Zoom 会議を作成する」「Salesforce から Microsoft Teams 会議を作成する」を確認してください。

  1. Salesforce のシステム管理者のプロファイルを持つユーザーでログインします。
  2. Salesforce 画面右上の [設定] > [設定] をクリックします。
  3. ホームの隣の [オブジェクトマネージャ] タブをクリックします。
  4. オブジェクトの一覧からカスタムボタンを追加したいオブジェクトをクリックします。
  5. 画面左から [ボタン、リンク、およびアクション] をクリックします。
  6. 画面右上の [新規ボタンまたはリンク] をクリックします。
  7. 以下の項目を設定後 [保存] をクリックします。

sfdc_meeting_Dec2023.png

1表示ラベル:「会議を作成」と入力する (入力内容は任意に設定できる)

2名前:「CreateMeetingRoom」と入力する (入力内容は任意に設定できる)

3表示の種類: [詳細ページボタン] を選択する

4動作: [新規ウィンドウに表示] を設定する

5コンテンツソース: [URL] を設定する

6以下のように入力

Zoom 会議作成用のボタンを作成する場合:

https://企業 ID.miitel.jp/app/zoom-room?company_id={オブジェクトのレコードID}

どのオブジェクトにボタンを作成するのかにより、以下を参考に設定してください。

  • リード: https://企業 ID.miitel.jp/app/zoom-room?company_id={!Lead.Id}
  • 取引先: https://企業 ID.miitel.jp/app/zoom-room?company_id={!Account.Id}
  • 取引先責任者: https://企業 ID.miitel.jp/app/zoom-room?company_id={!Contact.Id}
  • 商談: https://企業 ID.miitel.jp/app/zoom-room?company_id={!Opportunity.Id}

Microsoft Teams 会議作成用のボタンを作成する場合:

https://企業 ID.miitel.jp/app/microsoft-outlook-event?company_id={オブジェクトのレコードID}

どのオブジェクトにボタンを作成するのかにより、以下を参考に設定してください。

  • リード: https://企業 ID.miitel.jp/app/microsoft-outlook-event?company_id={!Lead.Id}
  • 取引先: https://企業 ID.miitel.jp/app/microsoft-outlook-event?company_id={!Account.Id}
  • 取引先責任者: https://企業 ID.miitel.jp/app/microsoft-outlook-event?company_id={!Contact.Id}
  • 商談: https://企業 ID.miitel.jp/app/microsoft-outlook-event?company_id={!Opportunity.Id}

  NOTE

  •  カスタムオブジェクトに対してもボタンを作成できます。
  •  ボタンの作成対象とするオブジェクトの活動は、有効化されている必要があります。
  •   複数の企業 ID と連携している Salesforce の場合、各企業 ID に紐づくボタンを作成する必要があります。
  1. 「新しいカスタムボタンは、ページレイアウトに追加するまでユーザーには表示されません。」というメッセージで [OK] をクリックします。
  2. 画面左から [ページレイアウト] をクリックします。(表示されない場合は、[設定] > [設定] > [オブジェクトマネージャ] > カスタムボタンを追加したいオブジェクトをクリックすると [ページレイアウト] が画面左に表示される)
  3. カスタムボタンを追加したいページレイアウトをクリックします。
  4. 画面上部のウィンドウで [モバイルおよび Lightning Experience のアクション] をクリックします。
  5. 作成しておいた「会議を作成」ボタンを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience のアクション] へドラッグ＆ドロップします。
  6. ウィンドウの左上の [保存] をクリックして終了します。

sfdc_meeting_add_button_Dec2023.gif

  1. 実際のレコードにカスタムボタンが追加されたことを確認します。

sfdc_meeting_createmeetingbuttonDec2023.png

作成したボタンから会議を作成する方法は「Salesforce から Zoom 会議を作成する」「Salesforce から Microsoft Teams 会議を作成する」を確認してください。

連携を解除する

[連携を解除する] をクリックすると MiiTel と Salesforce の連携を解除できます。

sfdc_disconnect.png

オプション設定: 外部連携エラーのメール通知を設定する

何かしらの原因で Salesforce 連携、および、その他の外部連携にエラーが生じた場合、あらかじめ設定したメールアドレスでエラー発生通知メールを受けることができます。

設定は、「メール通知を設定する」を確認してください。

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